Una de las preguntas frecuentes a la hora de adquirir licencias de Enterprise Architect (de Sparx Systems) es si es mejor elegir licencias fijas o licencias flotantes. A continuación te explicaremos cuáles son los factores a considerar y las diferencias reales de estos tipos de licenciamiento.
Primero que todo, hay que tener en cuenta que sin importar el tipo de licenciamiento, cuando compras Enterprise Architect estás comprando licenciamiento vitalicio, es decir, tu compra inicial de licencias te da derecho a usar el software por tiempo ilimitado (con algunas restricciones de las que hablaremos en otro post), así que, el tiempo de licenciamiento no es un factor para decir entre fijo y flotante.
¿Cómo funciona una licencia fija o nombrada?
Cuando compras una o varias licencias fijas, recibes un código por cada una de las licencias compradas. Estos códigos de licencia se configuran directamente en el computador del usuario final (el usuario que tiene instalado Enterprise Architect) y son visibles para el usuario final.
Si instalas una licencia fija en un computador que hace parte de la red de una empresa, es fácil que el usuario anote el código de la licencia y lo agregue (ilegalmente) en su computador personal que tiene en casa, o peor aún, que lo comparta con terceros o lo publique en línea.
Siempre vas a necesitar tantas licencias fijas como número de usuarios distintos tengas en tu equipo de trabajo.
¿Cómo funciona una licencia flotante o concurrente?
Al comprar licencias flotantes, estás obligado a instalar un servicio de licencias flotantes en algún computador de tu red, el cual estará disponible por un puerto específico. Los usuarios finales de Enterprise Architect deberán conocer la IP o el nombre del servidor y el puerto donde está expuesto el servicio y configurar en EA dicha ruta. El servicio de licencias flotantes asignará por demanda una licencia a cada usuario, hasta alcanzar el número máximo de licencias flotantes adquiridas.
De esta manera los usuarios no conocerán los códigos específicos de las licencias, sino que sabrán que mientras estén conectados a dicho servicio, contarán con una licencia válida.
Cuando usas licenciamiento flotante, puedes tener menos número de licencias totales, que el número de usuarios distintos dentro de tu equipo de trabajo, ya que las licencias se van asignando dinámicamente a medida que los usuarios abren y cierran Enterprise Architect en sus computadores.
¿Cuándo usar una licencia fija?
Puedes usar una licencia fija cuando eres un consultor que trabaja de forma independiente y eres el dueño de tu licencia. No existe alguien que administre o controle qué usuario tiene qué licencia, ni eres parte de una organización.
También estudiantes que como parte de sus actividades académicas usan Enterprise Architect para creación de diagramas, ingeniería inversa o directa o modelado de sistemas, pueden usar licencias fijas de forma conveniente.
¿Cuándo usar licencias flotantes?
Si quieres tener un entorno colaborativo de trabajo y no quieres preocuparte por la gestión de las licencias ni por un posible filtrado de códigos de licencia por fuera de la organización, lo mejor es centralizar el riesgo con un repositorio de licencias flotantes dentro de la intranet corporativa. Los usuarios finales solo podrán usar Enterprise Architect cuando estén en la red, incluso si acceden desde sus computadores personales, lo cual no representa ningún problema.
Si un colaborador de tu empresa deja la compañía y luego contratas a otro que reemplaza su rol, el colaborador saliente perderá acceso a la red, por lo tanto perderá el acceso a las licencias de Enterprise Architect, incluso si tenía el software instalado en su computador personal. Lo seguirá teniendo instalado, pero al abrirlo le aparecerá un mensaje indicando que no tiene licencia y no podrá hacer uso de la herramienta a menos de que adquiera licenciamiento nuevo. Por su lado, el nuevo colaborador simplemente indicará a su Enterprise Architect la ruta de red y el puerto donde están las licencias y empezará a trabajar de manera instantánea.
¿Y cuál es la diferencia en costos de una licencia fija respecto a una flotante?
Las licencias fijas son más económicas que una licencia flotante. Sin embargo, siempre necesitarás comprar tantas licencias fijas como usuarios distintos tengas en la compañía, mientras que necesitarás menos licencias flotantes que usuarios finales.
La relación de costo entre una licencia fija y una flotante es la siguiente:
Costo de Licencia fija = 75% del Costo de Licencia flotante
Sin embargo, es recomendable calcular cuál es el número de licencias flotantes que realmente necesitas, teniendo en cuenta el pico máximo de licencias que puedes tener en el día de más trabajo. Por ejemplo: si sabes que los miércoles en la mañana, de tus 10 usuarios que modelan en Enterprise Architect es posible que haya por mucho, 7 de ellos trabajando al tiempo, y que el resto de días de la semana la actividad es menor, significa que necesitarías máximo 7 licencias flotantes para cubrir la demanda.
En términos generales, a menos de que tengas una estimación más precisa para las condiciones particulares de tu empresa, puedes calcular la demanda de licencias flotantes de la siguiente manera:
Número de licencias flotantes requeridas = 70% x número de usuarios editores totales
De esta forma, los costos de licenciamiento fijo y flotante son prácticamente idénticos, teniendo en cuenta el número máximo de usuarios totales. Sin embargo, la gestión de licenciamiento flotante es más fácil de administrar.
Ejemplo de número de licencias requeridas por número de usuarios totales:
- Usuarios totales: 10
- Número de licencias fijas requeridas: 10 ó
- Número de licencias flotantes requeridas: 7
A menos de que seas un consultor independiente o un estudiante, o trabajes con un equipo no variable de máximo 3 personas, siempre será más provechoso crear equipos de trabajo colaborativos en Enterprise Architect con licenciamiento flotante.